COME FUNZIONA
L'unico strumento progettato attorno al tuo lavoro. Arianna ti aiuta a gestire la Vendor Document List.
Se passi ore a inseguire disegni tecnici, consolidare feedback da email sparse o temere che l'ultima versione sia su un foglio Excel non aggiornato, Arianna è lo strumento che ti restituisce il controllo sulla tua documentazione di commessa e la serenità.
Perché Arianna è unica
01
Controllo totale della Vendor Document List
Dimentica i rischi e l’ansia da disorganizzazione. Arianna è nativamente architettato per gestire ogni fase della VDL, trasformando la frammentazione di file destrutturati in un ecosistema di progetto tracciabile e governabile in tempo reale.
02
L'efficienza si chiama Outlook (plug-in seamless)
La maggiore barriera al successo è l’abbandono. Per questo, puoi assegnare task, sollecitare revisioni e registrare in automatico i feedback dei clienti senza mai dover abbandonare l’interfaccia di Microsoft Outlook. Adozione istantanea e centralizzazione delle comunicazioni.
03
Automazione dal "giorno zero" con l'ERP
Non aspettare che qualcuno carichi manualmente i dati. Grazie al Gateway di Interfaccia, il workflow documentale si avvia in automatico non appena la commessa viene creata nel sistema ERP.
04
Workflow verticali per il manifatturiero
Funzionalità e flussi (iter di approvazione complessi, co-firming) pre-configurati per riflettere le reali esigenze operative della commessa manifatturiera. Meno configurazione, più produzione.
05
Book finale
Centralizzi tutte le informazioni e i documenti per produrre il book finale in modo semplificato.
Arianna non è un DMS generico, ma il tuo alleato operativo. Scegliendo la sua specificità, elimini le logoranti catene del data entry e rendi visibile, in ogni momento, il carico di lavoro del tuo ufficio.
il metodo
Gestione del workflow e ruoli della Vendor Document List
Tre attori, un unico flusso. Il Document Controller orchestra, gli Uffici Interessati eseguono, il Cliente valida. Arianna mette in connessione tutti e tre, in modo asincrono ma sempre tracciato.
Se un documento non viene validato o non viene approvato, torna allo step precedente per la revisione.
Funzionamento passo per passo
Dall’arrivo della commessa dall’ERP, fino al book finale al cliente
Arianna avvia automaticamente il workflow di Vendor Document Management. Ecco come si articola il processo, slide dopo slide.
Step 2
Generazione della Vendor Document List dal template cliente
Step 3
Assegnazione automatica dei task agli uffici competenti
Step 4
Creazione, revisione e approvazione interna dei documenti
Step 5
Trasmissione al cliente via plug-in Outlook
Step 6
Archiviazione e produzione del book finaleLe funzionalità
Tutto quello che serve per gestire la VDL, in un unico posto
Tracking grafico
Cerca e accedi a un progetto, visualizza i documenti inseriti nella VDL e vedi il loro stato di produzione in tempo reale.
Revisioni e attività
Visualizza l’elenco delle attività svolte e le revisioni dei documenti caricati. Scarica uno o più documenti allegati.
Tracciabilità documenti completa per audit e per le prossime gare.
Assegnazione di attività
Assegna un’attività a una specifica figura dell’ufficio interessato, con scadenza e priorità.
Gestione informazioni e permessi
Definisci funzionalità e visibilità per ogni profilazione che accede al sistema.
Dashboard KPI
Monitora in tempo reale i KPI sullo stato di avanzamento dei documenti.
Gateway ERP
Integrazione ERP: interfacciati con i dati provenienti dal sistema ERP aziendale all’atto di creazione di una nuova VDL.
Domande frequenti
Le domande che arrivano in board
Cos'è Arianna?
Arianna è un software di Vendor Document Management (gestione della Vendor Document List e dell’intero ciclo documentale) specializzato per fornitori italiani del settore oil & gas, prodotto da ELFO, software house italiana che sviluppa soluzioni software full custom per sostenere i propri clienti nel catturare il valore dai processi. Arianna copre l’intero ciclo della documentazione di commessa, dalla ricezione della VDL del cliente fino alla consegna finale dei documenti approvati. È in produzione presso aziende come De Nora, Petrolvalves, Quam, Vanessa e Velan.
Chi è ELFO?
ELFO è una software house italiana con sede a Fiorenzuola d’Arda, in provincia di Piacenza, che sviluppa soluzioni software full custom per imprese industriali. Affianca i propri clienti come partner tecnologico in progetti di gestione documentale, integrazione di sistemi e trasformazione digitale. Da anni di esperienza sulle commesse del settore oil & gas è nata Arianna, prima soluzione proprietaria, pensata per essere accessibile e sempre personalizzabile.
In cosa differisce da un PLM o ECM generico?
Un PLM gestisce il prodotto, un ECM gestisce documenti aziendali generici. Arianna è costruito attorno alla logica della commessa oil & gas: VDL per cliente, codifica documentale conforme agli standard EPC, stati di approvazione (AAN, AAC, R), revisioni multiple, collegamento documento job item. Implementare un PLM o un ECM per questo scopo richiede mesi di personalizzazione; Arianna lo fa nativamente.
Quanto tempo richiede il rollout?
Il rollout assistito tipico va da 2 a 4 settimane per la versione SaaS Cloud e da 4 a 8 settimane per On-Premises, dopo la firma. La fase di valutazione 90 giorni è separata e avviene prima della firma. Durante il rollout un nostro referente lavora con il vostro responsabile documentale, configura i template VDL, importa lo storico se richiesto e forma gli utenti chiave. La configurazione standard è inclusa, il manuale utente è fornito al termine.
Come si integra con il nostro ERP?
Arianna si integra con i principali ERP usati nei fornitori oil & gas italiani (SAP, Microsoft Dynamics, AS400, Galileo, gestionali custom) tramite connettori standard o API. L’integrazione tipica copre anagrafica commesse, job item e ordini. Lo scoping dell’integrazione viene definito nella call esplorativa e fa parte del perimetro della quotazione, senza costi nascosti aggiuntivi a posteriori.
I dati di commessa sono al sicuro?
I dati restano vostri e sono ospitati in data center europei con backup giornalieri e isolamento per cliente. Arianna è conforme ai requisiti di riservatezza tipici dei contratti EPC oil & gas (NDA, segregazione dati per progetto). Su richiesta forniamo documentazione tecnica di sicurezza in fase di valutazione, comprese le procedure di export dei dati in caso di interruzione del servizio.
Step 1
Importazione automatica della commessa dall'ERP Quando una nuova commessa viene creata in SAP, Microsoft Dynamics o AS400, Arianna riceve i dati via Gateway e prepara il fascicolo di progetto.