Vendor Document Management · Oil & Gas
La gestione documentale di commessa è caos. Arianna mette ordine.
Arianna gestisce la documentazione di commessa per fornitori oil & gas, dalla VDL alla consegna al cliente finale. Ogni documento è tracciato e ogni scadenza monitorata, per ridurre ritardi ed errori di trasmissione.
IL PROBLEMA
La produzione documentale di commessa è una fonte di rischio invisibile
Quando il problema arriva in riunione di stato, è già una penale. Senza una vista d'insieme i ritardi emergono solo quando la scadenza contrattuale è passata, e l'unica opzione resta negoziare con il cliente.
Anche un piccolo ritardo documentale può azzerare l'utile della commessa. Il cantiere è pronto, ma manca un documento. Ogni giorno di collaudo rinviato tiene aperti costi che corrono: risorse impegnate, fornitori in stand-by, milestone slittate.
Con Arianna: visibilità sul carico degli uffici e sui documenti a rischio. Il responsabile interviene prima che il ritardo diventi danno economico.
Quando la fattura arriva, la penale è già stata applicata. Nel settore EPC oil & gas le penali documentali scattano per default contrattuale: basta una data non rispettata, non serve un contenzioso. Senza visibilità anticipata sulle scadenze a rischio, l'azienda scopre l'esposizione solo quando non è più recuperabile.
Penali ricevute, NCR aperti, ritardi documentati: oggi questa storia vive nella testa di chi ha seguito la commessa. Quando una persona cambia ruolo o lascia l'azienda, alla qualifica successiva con lo stesso EPC vi presentate senza una versione strutturata di cosa è davvero successo.
la soluzione
Arianna mette sotto controllo l’intera gestione documentale di commessa
Dall’arrivo della commessa dall’ERP fino alla consegna al cliente, ogni documento è tracciato, assegnato, approvato e archiviato senza intervento manuale.
Importa
Commessa e lista documenti direttamente dall’ERP.
Nessuna doppia immissione.
Assegna
Documenti distribuiti ai reparti responsabili con scadenze, priorità e regole di approvazione.
Comunica
Invio al cliente via Outlook integrato, con storico completo di ogni trasmissione e risposta.
Monitora
Dashboard KPI in tempo reale. Alert automatici per documenti a rischio ritardo o in attesa di approvazione.
Tutto sotto controllo, in tempo reale
Vendor Document List automatica, mansioni assegnate per competenza, carico di lavoro di ogni ufficio sempre visibile.
Cliente raggiunto senza attriti
Plug-in Outlook integrato per inviare documenti e classificare in automatico i feedback ricevuti.
Custom sul vostro flusso
Arianna assume i vostri template, regole, codifica. Un assistente per il Document Manager, non un altro tool.
Con Arianna il controllo e la trasparenza sono la normalità
Prima di Arianna
Il ritardo su un’approvazione emerge in riunione, quando la scadenza contrattuale è già passata.
Con Arianna
È facile individuare i documenti giorni prima della scadenza, quando il team può ancora agire.
i vantaggi
Cosa cambia quando hai Arianna in azienda
CONTROLLO
Il management vede la commessa, non la racconta
Stato di ogni VDL e di ogni documento accessibile dal management senza richiedere report. Le riunioni di stato cambiano agenda: non emergono più sorprese.
GOVERNANCE
Tre ruoli, una sola fonte di verità
Project Manager, Document Controller e Qualità lavorano sulla stessa vista, con responsabilità chiare. Niente più caccia al documento per email.
CONTINUITà
Il know-how non se ne va con le persone
Ogni revisione, ogni feedback cliente, ogni decisione resta strutturata. La tracciabilità documenti di commessa non dipende più dalla memoria di chi era in azienda.
SICUREZZA & DATI
I vostri dati restano vostri
I documenti restano sul vostro SharePoint o sui vostri server: Arianna ne traccia metadati e flusso, non li replica al di fuori del vostro perimetro. Backup giornalieri, isolamento per cliente, conformità ai requisiti di riservatezza tipici dei contratti EPC oil & gas (NDA, segregazione per progetto).
iso 27001
Microsoft Solutions Partner
Backup giornalieri
case study
Già operativo presso fornitori oil & gas italiani
Oltre 14 aziende industriali italiane usano Arianna per la gestione documentale di commessa.
Ci ha scelti per:
- Stati di approvazione tracciati per progetto e per item
- Ritardi nelle consegne al cliente fortemente ridotti
- Strumento semplice, adattato alle esigenze interne
Ci ha scelti per:
- Template VDL per cliente, generati in modo quasi automatico
- Ogni documento collegato a uno o più job item
- Integrazione con ERP, fine della duplicazione documentale
Ci ha scelti per:
- Tracciamento automatico delle responsabilità per ufficio
- Tempi di confronto col cliente drasticamente ridotti
- Storia documentale strutturata per le prossime gare
I numeri
Quando la scala è la tua garanzia
In produzione:
300.000+
documenti gestiti
1,8 mln+
transazioni documentali
600+
utenti attivi
oltre 14
aziende industriali italiane
I nostri numeri:
38 anni
al fianco delle aziende del settore oil & gas
110+
collaboratori
8 M€
turnover 2025
11k+
ore di sviluppo
COME INIZIARE
Valuta Arianna in produzione per 90 giorni
Sui vostri dati di commessa reali. Nessun pagamento in fase di valutazione.
Passo 01
Demo di 30 minuti
Vi mostriamo Arianna sul vostro caso d'uso specifico. Nessuna presentazione generica: analizziamo insieme la vostra struttura di commesse.
Passo 02
Periodo di valutazione 90 giorni
Versione completa con tutte le funzionalità core, in ambiente di produzione, sui vostri dati di commessa reali. Alcune integrazioni avanzate (es. integrazione ERP automatica con SAP, Microsoft Dynamics, AS400) si attivano alla conversione.
Passo 03
Rollout assistito
Configurazione e training inclusi nel piano di avvio. 2-4 settimane SaaS, 4-8 settimane On-Premises, con un project manager dedicato per la durata del rollout.
Quotazione su misura entro 5 giorni
Dopo una breve call di scoping (numero commesse annue, integrazione ERP, utenti coinvolti) ricevete una proposta scritta entro 5 giorni lavorativi. Include perimetro funzionale, tempi di rollout, modello di licenza. Nessun impegno, nessun pagamento richiesto in fase di valutazione.
Vedi Arianna sul vostro caso d’uso
Demo di 30 minuti con il nostro account manager. Niente presentazione generica: parliamo della vostra struttura di commesse e vi mostriamo come Arianna la gestirebbe.
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Domande frequenti
Le domande che arrivano in board
Cos'è Arianna?
Arianna è un software di Vendor Document Management (gestione della Vendor Document List e dell’intero ciclo documentale) specializzato per fornitori italiani del settore oil & gas, prodotto da ELFO, software house italiana che sviluppa soluzioni software full custom per sostenere i propri clienti nel catturare il valore dai processi. Arianna copre l’intero ciclo della documentazione di commessa, dalla ricezione della VDL del cliente fino alla consegna finale dei documenti approvati. È in produzione presso aziende come De Nora, Petrolvalves, Quam, Vanessa e Velan.
Chi è ELFO?
ELFO è una software house italiana con sede a Fiorenzuola d’Arda, in provincia di Piacenza, che sviluppa soluzioni software full custom per imprese industriali. Affianca i propri clienti come partner tecnologico in progetti di gestione documentale, integrazione di sistemi e trasformazione digitale. Da anni di esperienza sulle commesse del settore oil & gas è nata Arianna, prima soluzione proprietaria, pensata per essere accessibile e sempre personalizzabile.
In cosa differisce da un PLM o ECM generico?
Un PLM gestisce il prodotto, un ECM gestisce documenti aziendali generici. Arianna è costruito attorno alla logica della commessa oil & gas: VDL per cliente, codifica documentale conforme agli standard EPC, stati di approvazione (AAN, AAC, R), revisioni multiple, collegamento documento job item. Implementare un PLM o un ECM per questo scopo richiede mesi di personalizzazione; Arianna lo fa nativamente.
Quanto tempo richiede il rollout?
Il rollout assistito tipico va da 2 a 4 settimane per la versione SaaS Cloud e da 4 a 8 settimane per On-Premises, dopo la firma. La fase di valutazione 90 giorni è separata e avviene prima della firma. Durante il rollout un nostro referente lavora con il vostro responsabile documentale, configura i template VDL, importa lo storico se richiesto e forma gli utenti chiave. La configurazione standard è inclusa, il manuale utente è fornito al termine.
Come si integra con il nostro ERP?
Arianna si integra con i principali ERP usati nei fornitori oil & gas italiani (SAP, Microsoft Dynamics, AS400, Galileo, gestionali custom) tramite connettori standard o API. L’integrazione tipica copre anagrafica commesse, job item e ordini. Lo scoping dell’integrazione viene definito nella call esplorativa e fa parte del perimetro della quotazione, senza costi nascosti aggiuntivi a posteriori.
I dati di commessa sono al sicuro?
I dati restano vostri e sono ospitati in data center europei con backup giornalieri e isolamento per cliente. Arianna è conforme ai requisiti di riservatezza tipici dei contratti EPC oil & gas (NDA, segregazione dati per progetto). Su richiesta forniamo documentazione tecnica di sicurezza in fase di valutazione, comprese le procedure di export dei dati in caso di interruzione del servizio.

