Vendor Document Management · Oil & Gas

La gestione documentale di commessa è caos. Arianna mette ordine.

Arianna gestisce la documentazione di commessa per fornitori oil & gas, dalla VDL alla consegna al cliente finale. Ogni documento è tracciato e ogni scadenza monitorata, per ridurre ritardi ed errori di trasmissione.

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IL PROBLEMA

La produzione documentale di commessa è una fonte di rischio invisibile

Quando il problema arriva in riunione di stato, è già una penale. Senza una vista d'insieme i ritardi emergono solo quando la scadenza contrattuale è passata, e l'unica opzione resta negoziare con il cliente.


Con Arianna: stato di ogni VDL e di ogni documento accessibile dal management senza richiedere report. Le riunioni di stato cambiano agenda: non emergono più sorprese.

Anche un piccolo ritardo documentale può azzerare l'utile della commessa. Il cantiere è pronto, ma manca un documento. Ogni giorno di collaudo rinviato tiene aperti costi che corrono: risorse impegnate, fornitori in stand-by, milestone slittate.


Con Arianna: visibilità sul carico degli uffici e sui documenti a rischio. Il responsabile interviene prima che il ritardo diventi danno economico.

Quando la fattura arriva, la penale è già stata applicata. Nel settore EPC oil & gas le penali documentali scattano per default contrattuale: basta una data non rispettata, non serve un contenzioso. Senza visibilità anticipata sulle scadenze a rischio, l'azienda scopre l'esposizione solo quando non è più recuperabile.


Con Arianna: scadenze contrattuali agganciate ai documenti, con esposizione economica visibile in anticipo. Alert all'ufficio responsabile prima della scadenza, escalation al Project Manager se non si interviene.

 

Penali ricevute, NCR aperti, ritardi documentati: oggi questa storia vive nella testa di chi ha seguito la commessa. Quando una persona cambia ruolo o lascia l'azienda, alla qualifica successiva con lo stesso EPC vi presentate senza una versione strutturata di cosa è davvero successo.

Con Arianna: il fornitore diventa un fascicolo che comunica con il processo. Ogni consegna, ogni feedback cliente, ogni revisione resta strutturata e interrogabile, indipendente dalla memoria di chi era in azienda.

la soluzione

Arianna mette sotto controllo l’intera gestione documentale di commessa

Dall’arrivo della commessa dall’ERP fino alla consegna al cliente, ogni documento è tracciato, assegnato, approvato e archiviato senza intervento manuale.

Importa

Commessa e lista documenti direttamente dall’ERP.
Nessuna doppia immissione.

assegna

Assegna

Documenti distribuiti ai reparti responsabili con scadenze, priorità e regole di approvazione.

comunica

Comunica

Invio al cliente via Outlook integrato, con storico completo di ogni trasmissione e risposta.

monitora

Monitora

Dashboard KPI in tempo reale. Alert automatici per documenti a rischio ritardo o in attesa di approvazione.

Tutto sotto controllo, in tempo reale

Vendor Document List automatica, mansioni assegnate per competenza, carico di lavoro di ogni ufficio sempre visibile.

Cliente raggiunto senza attriti

Plug-in Outlook integrato per inviare documenti e classificare in automatico i feedback ricevuti.

Custom sul vostro flusso

Arianna assume i vostri template, regole, codifica. Un assistente per il Document Manager, non un altro tool.

Con Arianna il controllo e la trasparenza sono la normalità

Prima di Arianna

Il ritardo su un’approvazione emerge in riunione, quando la scadenza contrattuale è già passata.

Con Arianna

È facile individuare i documenti giorni prima della scadenza, quando il team può ancora agire.

i vantaggi

Cosa cambia quando hai Arianna in azienda

CONTROLLO

Il management vede la commessa, non la racconta

Stato di ogni VDL e di ogni documento accessibile dal management senza richiedere report. Le riunioni di stato cambiano agenda: non emergono più sorprese.

GOVERNANCE

Tre ruoli, una sola fonte di verità

Project Manager, Document Controller e Qualità lavorano sulla stessa vista, con responsabilità chiare. Niente più caccia al documento per email.

CONTINUITà

Il know-how non se ne va con le persone

Ogni revisione, ogni feedback cliente, ogni decisione resta strutturata. La tracciabilità documenti di commessa non dipende più dalla memoria di chi era in azienda.

SICUREZZA & DATI

I vostri dati restano vostri

I documenti restano sul vostro SharePoint o sui vostri server: Arianna ne traccia metadati e flusso, non li replica al di fuori del vostro perimetro. Backup giornalieri, isolamento per cliente, conformità ai requisiti di riservatezza tipici dei contratti EPC oil & gas (NDA, segregazione per progetto).

iso 27001

Microsoft Solutions Partner

Backup giornalieri

case study

Già operativo presso fornitori oil & gas italiani

Oltre 14 aziende industriali italiane usano Arianna per la gestione documentale di commessa.

Ci ha scelti per:

Quam - Arianna

Ci ha scelti per:

Arianna Clienti Starline

Ci ha scelti per:

I numeri

Quando la scala è la tua garanzia

In produzione:

300.000+

documenti gestiti

1,8 mln+

transazioni documentali

600+

utenti attivi

oltre 14

aziende industriali italiane

I nostri numeri:

38 anni

al fianco delle aziende del settore oil & gas

110+

collaboratori

8 M€

turnover 2025

11k+

ore di sviluppo

COME INIZIARE

Valuta Arianna in produzione per 90 giorni

Sui vostri dati di commessa reali. Nessun pagamento in fase di valutazione.

Passo 01

Demo di 30 minuti

Vi mostriamo Arianna sul vostro caso d'uso specifico. Nessuna presentazione generica: analizziamo insieme la vostra struttura di commesse.

Passo 02

Periodo di valutazione 90 giorni

Versione completa con tutte le funzionalità core, in ambiente di produzione, sui vostri dati di commessa reali. Alcune integrazioni avanzate (es. integrazione ERP automatica con SAP, Microsoft Dynamics, AS400) si attivano alla conversione.

Passo 03

Rollout assistito

Configurazione e training inclusi nel piano di avvio. 2-4 settimane SaaS, 4-8 settimane On-Premises, con un project manager dedicato per la durata del rollout.

Quotazione su misura entro 5 giorni

Dopo una breve call di scoping (numero commesse annue, integrazione ERP, utenti coinvolti) ricevete una proposta scritta entro 5 giorni lavorativi. Include perimetro funzionale, tempi di rollout, modello di licenza. Nessun impegno, nessun pagamento richiesto in fase di valutazione.

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Vedi Arianna sul vostro caso d’uso

Demo di 30 minuti con il nostro account manager. Niente presentazione generica: parliamo della vostra struttura di commesse e vi mostriamo come Arianna la gestirebbe.

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Domande frequenti

Le domande che arrivano in board

Cos'è Arianna?

Arianna è un software di Vendor Document Management (gestione della Vendor Document List e dell’intero ciclo documentale) specializzato per fornitori italiani del settore oil & gas, prodotto da ELFO, software house italiana che sviluppa soluzioni software full custom per sostenere i propri clienti nel catturare il valore dai processi. Arianna copre l’intero ciclo della documentazione di commessa, dalla ricezione della VDL del cliente fino alla consegna finale dei documenti approvati. È in produzione presso aziende come De Nora, Petrolvalves, Quam, Vanessa e Velan.

Chi è ELFO?

ELFO è una software house italiana con sede a Fiorenzuola d’Arda, in provincia di Piacenza, che sviluppa soluzioni software full custom per imprese industriali. Affianca i propri clienti come partner tecnologico in progetti di gestione documentale, integrazione di sistemi e trasformazione digitale. Da anni di esperienza sulle commesse del settore oil & gas è nata Arianna, prima soluzione proprietaria, pensata per essere accessibile e sempre personalizzabile.

In cosa differisce da un PLM o ECM generico?

Un PLM gestisce il prodotto, un ECM gestisce documenti aziendali generici. Arianna è costruito attorno alla logica della commessa oil & gas: VDL per cliente, codifica documentale conforme agli standard EPC, stati di approvazione (AAN, AAC, R), revisioni multiple, collegamento documento job item. Implementare un PLM o un ECM per questo scopo richiede mesi di personalizzazione; Arianna lo fa nativamente.

Quanto tempo richiede il rollout?

Il rollout assistito tipico va da 2 a 4 settimane per la versione SaaS Cloud e da 4 a 8 settimane per On-Premises, dopo la firma. La fase di valutazione 90 giorni è separata e avviene prima della firma. Durante il rollout un nostro referente lavora con il vostro responsabile documentale, configura i template VDL, importa lo storico se richiesto e forma gli utenti chiave. La configurazione standard è inclusa, il manuale utente è fornito al termine.

Come si integra con il nostro ERP?

Arianna si integra con i principali ERP usati nei fornitori oil & gas italiani (SAP, Microsoft Dynamics, AS400, Galileo, gestionali custom) tramite connettori standard o API. L’integrazione tipica copre anagrafica commesse, job item e ordini. Lo scoping dell’integrazione viene definito nella call esplorativa e fa parte del perimetro della quotazione, senza costi nascosti aggiuntivi a posteriori.

I dati di commessa sono al sicuro?

I dati restano vostri e sono ospitati in data center europei con backup giornalieri e isolamento per cliente. Arianna è conforme ai requisiti di riservatezza tipici dei contratti EPC oil & gas (NDA, segregazione dati per progetto). Su richiesta forniamo documentazione tecnica di sicurezza in fase di valutazione, comprese le procedure di export dei dati in caso di interruzione del servizio.